マニュアル作成ソフトを業務に活用しましょう!

マニュアル作成ソフトを使えば初心者でも読みやすく分かりやすいマニュアルが作れるようになるので試してみましょう。

マニュアル作成ソフトを使うメリットとは?

質の高いマニュアルが作成できるようになる

分かりやすいマニュアルを作成するためには、画像や動画、文字装飾を取り入れると効果的です。既にテンプレートやツールが充実しているので質の高いマニュアルが作れます。

マニュアル作成のコスト削減が可能

マニュアルを一から作ると労力と時間を要しますが、テンプレートに埋め込むだけのマニュアル作成ソフトは作業がスムーズです。

マニュアルを複数の地点で共有できる

複数の店舗や支店を持っている企業にとってマニュアルがどこでも共有できるのは、助かります。

マニュアルを公開できる機能が付いている

作成したマニュアルがWEB上で公開できる機能が付いています。カテゴリ別にまとめることもできます。

マニュアル作成ソフトのタイプが選べる

クラウド型かインストール型かを選べるので使い勝手に合わせて最適な方法を選択できる

分かりやすさが大切

システム

マニュアル作成ソフトは便利なのでコツをつかめば作るのが簡単になります。簡単な業務であればマニュアル作成の所要時間は短くなります。難易度が高まるにつれて作成時間も長くなりやすいです。情報収集とマニュアル構築にそれぞれ1時間を踏まえると3時間前後で作成できます。マニュアルは何度も読み返して使うので専門用語の多用は控えましょう。情報を引き出しやすいようにフォーマットをわかりやすくします。起こりうるケースごとの対処法もあれば掲載してください。社会人経験が少ない新卒入社者に対しては目的や理由を記載するよう心がけます。ビジネスマナーとして当たり前に知っておくことも必要です。マニュアルには不足する点がないように気をつけましょう。

セキュリティー対策は必須

PC

マニュアル作成ソフトは多くの業者が提供しています。特徴や強みがそれぞれ違うことを理解して選びましょう。まずはマニュアル作成ソフトの共有・配信のしやすさを重視します。せっかく完成したマニュアルは使ってもらわないと意味をなしません。相手に簡単に配信して共有できるソフトにしましょう。上手くいかないとメールで送ってもサーバに置きっぱなしになり共有できていないケースも多いです。社内マニュアルは外部には見せられない大切な情報です。情報の流出・漏洩を防ぐためにもセキュリティー対策が求められます。作りっぱなしにせずどれくらい使われているのか適切な管理が重要です。

どこまでを編集するか考えよう

パソコン

マニュアル作成ソフトにはそれぞれ強みがあります。例えば文書や表計算を作成や動画編集ができるソフトは自由度が高いマニュアルが出来上がります。その分、作業の時間がかかりますしクオリティーにスキルやセンスが求められます。担当者を必要としますし、配信・共有などは別のツールが必要です。配信をするソフトは配信・管理に特化しており便利です。ですが、配信するためのマニュアルを作る機能に乏しいです。用途や目的を考えて、ベストなソフトを選ぶことが成功に導くポイントです。